Een CRM implementatie – ook wel integratie genoemd – is een proces dat een stevige voorbereiding, uitvoering en (eventueel) begeleiding vergt. Alleen dan kan je het maximale uit de software én je doelstellingen halen. Bovendien levert een degelijke aanpak over het hele proces – en uiteindelijk in het gebruik – veel tijdswinst op. Kom je er niet uit? Dan kan je altijd een implementatie of integratie uitvoeren in samenwerking met een specialist. Maar, om je een basis te geven om op verder te bouwen zetten we in dit blog 7 stappen op een rij om jouw CRM implementatie tot een succes te brengen.
1. Kick-off sessie
De basis van een implementatieplan wordt tijdens een kick-off sessie gelegd. Tijdens deze sessie breng je het concept en de doelstellingen in kaart – zowel korte als lange termijn! Het frame van dit plan bestaat uit het definiëren van de uitdagingen, datastructuur, gebruikte termen, sales-, marketing- en serviceproces en tot slot de customer journey. Vervolgens maak je een vertaalslag naar verschillende vervolgstappen. Deze stappen zijn uiteindelijk de basis van de implementatie van je CRM.
Is de deadline strak? Dit is het uitgelezen moment om een definitieve planning te maken. Aan de hand van het gekozen CRM, gewenste opties en features, maatwerk en meer kan het implementatieproces een aantal weken tot enkele maanden duren. Houd hier dus rekening mee, maar laat je er zeker niet door afschrikken. Na implementatie van het CRM kun je veel taken dusdanig efficiënter maken dat je deze tijd zo weer terugverdiend hebt. Wil je wat meer houvast? In onze ervaring duurt de gemiddelde implementatie zo’n 4 tot 8 weken.<id=”proces-inventarisatie”>
2. Proces inventarisatie
Staat het plan? Dan is het tijd om de huidige marketingactiviteiten en salesprocessen tot in detail in kaart te brengen. Je bouwt hiermee dus verder op de in stap 1 gedefinieerde processen. Het inzichtelijk krijgen van deze processen is belangrijk om een passend CRM te kiezen én prioritering te geven aan de verschillende te implementeren onderdelen binnen deze processen. Aanvullend kijk je naar hoe de doelstellingen uit de kick-off passen bij de huidige processen en pas je deze waar nodig aan. Daarnaast maak je inzichtelijk welke informatie er over de verschillende leads beschikbaar is en welke eigenschappen er voor bedrijven, personen en deals essentieel zijn binnen de bedrijfsprocessen.
3. CRM selectie en communicatie
Misschien heb je jouw keuze vooraf al gemaakt, maar het beste kies je jouw CRM-systeem pas nadat je de wensen en behoeften van jouw organisatie in kaart hebt gebracht. Heb je nog wat richting nodig? In dit bloggen legen we het verschil tussen HubSpot en Microsoft Dynamics uit. Maar, er zijn verschillende systemen te bedenken, maar hieronder vind je een lijst met de meest gebruikte:
Heb je een keuze kunnen maken? Mooi! Dan kun je bijna starten met de daadwerkelijke implementatie of integratie van het nieuwe CRM systeem. Maar eerst is het essentieel de mensen die dit systeem moeten gaan gebruiken te informeren en in te lichten over wat er gaat gebeuren. Ondanks de vele voordelen van een goed CRM systeem is het een ingrijpende verandering, ook voor je medewerkers. Neem belanghebbenden daarom stap voor stap mee in de doelstellingen en voordelen van het systeem. Essentieel, want als het systeem niet wordt geaccepteerd, worden er geen doelstellingen behaald. Wanneer je jouw medewerkers meekrijgt zal de implementatie met open armen worden ontvangen.
4. CRM implementatie
De doelen zijn gesteld, het CRM is gekozen; het is tijd om het CRM daadwerkelijk te implementeren. Om dat – toch wel ingrijpende proces – in goede banen te leiden is het aan te raden iemand aan te stellen die het project overziet en de doelen en interne communicatie bewaakt. Deze persoon heeft de positie vervolgstappen en taken te verdelen en de verantwoordelijkheid van medewerkers kwalitatief te bewaken. Bij problemen of vragen of deze persoon ook het aanspreekpunt. Dit hoef je niet intern op te lossen als dat geen tijd of capaciteit voor is, deze persoon kan ook fictief zijn in de vorm van een specialistisch bureau.
Echte implementatie gebeurd stapsgewijs op basis van het wensenpakket, de prioritering en de functies die een CRM moet hebben. Deze implementatie bestaat ondermeer uit het implementeren van de verschillende eigenschappen, content elementen (templates en snippets), automations en overige onderdelen.
5. Data cleaning en migratie
Staat het CRM? Dan is het zaak verschillende data sources in het systeem te implementeren. Dat is belangrijk omdat het gekozen CRM dé locatie is waar alle gegevens over leads, prospects, klanten en deals worden opgeslagen. Het is belangrijk die data goed te beheren ten behoeve van de marketing- en sales medewerkers.
Stap je over vanuit een ander CRM? Zorg dat je schoon begint en dat er geen dubbelingen in je data zitten. Verder kan je denken aan het het markeren van formuliervelden als ‘verplicht’. Zo weet je zeker dat je de juiste vitale gegevens altijd tot je beschikking hebt.
6. Training
Wanneer de data is gemigreerd moeten jouw werknemers en collega’s nog leren hoe er met dit nieuwe CRM gewerkt kan worden. Wat zijn bijvoorbeeld de basisfunctionaliteiten en hoe kan er uitgebouwd worden om echt alles uit het CRM te halen? Wanneer de eerste functionaliteiten klaar voor gebruik zijn kan er in sprints getest worden binnen de daarvoor bestemde afdeling. Het personeel dat ermee moet werken moet absoluut de meerwaarde inzien van het CRM om acceptatie te creëren.
Het is cruciaal veel aandacht te besteden aan trainingen zodat jij en jouw collega’s effectief kunnen werken met het nieuwe CMS.
7. Beheer en optimalisatie
Kunnen jij en jouw team uit de voeten met het nieuwe CRM? Dan is het tijd voor optimalisaties. Om dat goed te doen kan er gebruik gemaakt worden van het CRM maturity model. Dit model is gericht op het structureel doorontwikkelen van het CRM. Dit kan gedaan worden door middel van technische aanpassingen, trainingen of workshops aan medewerkers. Hierbij wordt er rekening gehouden met de verschillende ontwikkelingen aan de gekoppelde kanalen, de marketing activiteiten en overige aanpassingen. Wil je meer weten over dit model of de mogelijkheden van een CRM? Neem dan contact op!
Het kan slim zijn om een bureau in te schakelen om jouw CRM implementatie en optimalisatie in goede banen te leiden. Social Brothers heeft veel ervaring met de implementatie en integratie van verscheidene CRM systemen zoals HubSpot, Microsoft Dynamics, Salesforce en meer.
We kennen de valkuilen, maar ook de mogelijkheden en kunnen jou helpen met jouw wensen en doelen afstemmen op een bepaald CRM. Bij een CRM implementatie komt namelijk veel meer kijken dan in een enkel blog te behandelen is. Een CRM kan jouw bedrijf laten groeien door je krachtiger te positioneren, slimmer en efficiënter te laten werken en klantdata optimaal te benutten. Wil je advies over of hulp met je CRM implementatie? Social Brothers helpt je verder! Neem contact met ons op.
