22 apr 2022

Hoe maak je een goede digital briefing? (+ Checklist)

✍️ Blog
18 min. leestijd

Je wilt een nieuwe website of app voor je bedrijf ontwikkelen. Of je bent geïnteresseerd in het opzetten van een campagne om een nieuwe doelgroep aan te spreken. Alleen heb je niet de inhouse kennis om dit te verwezenlijken. Wanneer zo een situatie zich voordoet, is het goed om een digital agency in te schakelen. Om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt, is een duidelijke digital briefing van belang. Een duidelijke briefing creëren heeft nog wel wat haken en ogen, daarom dat wij een checklist hebben samengesteld met de onderwerpen die je echt niet mag vergeten. Je wilt natuurlijk niet bij de eindpresentatie er achter komen dat door miscommunicatie steekjes zijn laten vallen. 

In een briefing breng je in kaart wat je verwacht dat de agency uitvoert en welke eindresultaten hierbij behaald moeten worden. Door duidelijke informatie te verstrekken kan de agency effectief aan de slag gaan en jou verrassen met perfecte productie en creatieve resultaten. 

Een digital briefing kan verschillende vormen aannemen, deze verschillende vormen kunnen natuurlijk ook gecombineerd worden (bv. een mondelinge bespreking van jouw briefingsformulier):

  • Mondeling: een briefing kan telefonisch, per online meeting of offline in een werksessie besproken worden.
  • Briefingsformulier: een briefing kan per word-, pdf-bestand of online briefingsformulier verstrekt worden.
  • Videobestand: een briefing kan opgenomen worden om de verwachtingen en wensen in kaart te brengen.

Welke onderdelen mogen niet ontbreken in jouw briefing?

Een goede briefing past op één A4. Het dient namelijk als input voor de uitvoerende partij zoals digital marketeers, creative marketeers, copywriters, designers en developers. Er is doorgaans behoefte aan informatie over standaard onderdelen zoals bij een online conceptuitwerking. Denk hierbij aan een context, doelstelling, doelgroep etc.

1. Introductie

Begin jouw briefing door jezelf en jouw organisatie te introduceren. Vertel bijvoorbeeld wat over de geschiedenis van het bedrijf. Deze achtergrondinformatie geeft een duidelijk beeld van de normen en waarden die binnen jouw organisatie als belangrijk worden beschouwd. Stel je team voor zodat de agency weet met wie zij zullen gaan samenwerken. 

2. Context

Na het introduceren van jouw team en organisatie is het belangrijk om context te geven over jouw vraagstuk. Je legt uit waar jij hulp bij nodig denk te hebben. Loop je tegen dezelfde problemen aan, maar weet niet hoe deze verbeterd kunnen worden? Door middel van een creatieve werksessie kan je samen met de agency brainstormen over het beste plan van aanpak. Zij kunnen jouw bedrijf helpen bij vraagstukken op het gebied van design, digital marketing en development.

Target audience

3. Doelstelling & doelgroep

Breng in kaart wie jouw doelgroep is, hoe ziet deze groep eruit? Denk hierbij aan leeftijd, beroep en geografie. Een agency kan jou helpen met die doelgroep in kaart te brengen door het creëren van verschillende buyer personas. Deze buyer persona’s zijn fictieve representaties van jouw klanten. Hierdoor wordt het duidelijk hoe je jouw doelgroep het beste kan bereiken. Daarnaast kom je er zo achter hoe jouw doelgroep aangesproken wilt worden, deze inzichten kun je meenemen wanneer je jouw tone of voice gaat vaststellen. Natuurlijk zijn dit componenten die je samen met een agency kunt gaan verkennen, maar mocht je hier al antwoorden op hebben neem ze dan zeker mee in je briefing. 

Om met een gericht doel aan de slag te gaan in het goed om kwalitatieve doelstelling uit te zetten. Ook deze KPI’s kunnen samen in overleg met de agency vastgesteld worden.

4. Specificaties & kaders

Hierbij geef je specifiek aan wat je verwacht van de agency. Denk aan de afmetingen van afbeeldingen, het aantal woorden van een artikel of het aantal pagina’s van een website. Deze specificaties kunnen ook meer gedetailleerd zijn. Je wilt bijvoorbeeld een build-in sociale media gadget op jouw website, een API-koppeling tussen je website en software systeem, gebruik maken van een bepaald CMS systeem of je wilt graag informatie tracken door middel van data tracking. Jouw agency kan deze specifieke aanvragen in gedacht houden wanneer zij een strategie ontwikkelen. 

5. Gewenste werkwijze

Stem duidelijk af hoe je de communicatie tussen beide partijen geregeld wilt hebben. Denk hierbij aan wanneer en hoeveel afstemmomenten je zou willen. Geef het aan wanneer jij tussentijdse voortgang doorgestuurd zou willen krijgen voordat het eind materiaal volgt. Een duidelijke planning voorkomt miscommunicatie en is de eerste stap naar een goede workflow. 

6. Kernboodschap

Benoem de belofte die je waar wilt maken. Dit is de boodschap die jij met je website, merk of bijv. campagne wilt overbrengen, echter komt deze boodschap niet altijd hetzelfde over bij de ontvanger. Het is dus van belang om duidelijk na te gaan of jouw kernboodschap wel uitstraalt wat jij in gedachten hebt. Een agency kan je helpen met het bijschaven van deze boodschap.

7. Conceptideeën

Als bedrijf heb je vaak al een idee van een strategische richting of een creatief idee dat je graag verder zou willen uitvoeren. Schroom niet je ideeën op papier te zetten. Het helpt de agency om de goede richting op te gaan, al verrassen zij je natuurlijk ook graag. Een werksessie met beide partijen kan de creativiteit laten bloeien en een positieve invloed hebben op de conceptideeën.

tone of voice en stijl

 

8. Tone of voice/stijl

Heb je een eigen brandbook, styleguide of tone of voice? Deel dit documenten dan vooral met jouw agency zodat de informatie meegenomen kan worden in de strategieontwikkeling. Geen eigen brandbook of tone of voice? Ook geen probleem, een agency kan aansluitend op jouw wensen een passende communicatie en huisstijl creëren. Zo weet je zeker dat de content aansluit bij jouw merk.

 

 

9. Budget

Dit hoofdstuk geeft inhoudelijke specificaties over het beschikbare budget. Wees duidelijk over je budget, of het nu groot of klein is, zodat de agency een campagne kan ontwikkelen waarmee je het meeste waar voor je geld krijgt.

10. Na de livegang

Wanneer jouw aanvraag is afgerond betekent dit nog niet dat hier het werk ophoudt. Wie gaat de technische onderhoud van jouw website regelen? Wanneer worden er optimalisaties gedaan of nieuwe content aangevuld? Dit zijn allemaal vragen die je kan bespreken in jouw briefing. Spreek duidelijk uit wat je verwacht van jouw agency nadat jouw campagne, website of app live is gegaan.

Naast de bovenstaande checklist zijn er ook nog een aantal stappen die je kunt volgen vóór dat jij je digital briefing aan een digital agency presenteert. Zorg ervoor dat je voor de presentatie het document intern nog even laat checken. Een extra paar ogen komen altijd goed van pas, wellicht is de informatie toch niet zo duidelijk als je dacht? Nu heb je nog de kans om aan te vullen waar nodig!

Zoals eerder in de tekst al benoemd, kan het je goed op weg helpen om een creatieve werksessie te organiseren met jouw digital agency. Binnen een creatieve werksessie kunnen jullie samen gaan brainstormen over een plan van aanpak, let the creativity flow!

It’s a wrap! Nu weet je alles over het opstellen van een duidelijke digital briefing. Enthousiast geworden? Gebruikt nu onze SB model Canvas om jouw (nieuwe) bedrijfsmodel in kaart te brengen voor jouw volgende digital briefing!

strategie

Ik doe aanWhatsApp

Geïnspireerd? De volgende onderwerpen zijn aanbod gekomen

MarketingOnline MarketingStrategy
Toon alle inspiratie