Een ATS-systeem: wat is het en hoe werkt het?

‍ATS staat voor Applicant Tracking System. Recruitmentorganisaties zetten dit type software in om het volledige wervingsproces, zowel online als offline, te beheren en te volgen.

Een dergelijk programma is een essentieel onderdeel geworden binnen het wervingsproces. Maar wat houdt een ATS-systeem precies in en hoe werkt het eigenlijk in de praktijk? In dit blog zullen we al deze vragen en meer beantwoorden. 

Inhoud

1. Wat is een ATS (en wat kun je ermee)?
2. Hoe werkt een ATS in de praktijk?
3. Dit zijn de voordelen van een ATS. 
4. Zo koppel je een ATS met jouw website. 

1. Wat is een ATS?

Het Applicant Tracking System, afgekort ATS, is een (online) softwareprogramma dat door recruitmentorganisaties wordt gebruikt om het gehele recruitmentproces te volgen, van begin tot eind. Dit helpt bij het efficiënter inrichten van het proces, zowel voor de recruiter als voor de kandidaat.

Waarom zou je een ATS gebruiken voor een efficiënter recruitmentproces? Nou, met dit systeem kun je:

• Nieuwe vacatures creëren en publiceren
• Potentiële kandidaten zoeken en selecteren
• Kandidaten uitnodigen voor een gesprek
• Kwalitatief minder geschikte kandidaten afwijzen
• Overzicht behouden door communicatie vanuit één centrale locatie
• Rapportages en overzichten genereren

Door deze taken met behulp van een ATS uit te voeren en deels te automatiseren, bespaar je veel tijd, mis je geen enkele kandidaat en kun je jouw recruitmentproces nog efficiënter maken.

2. Hoe werkt een ATS in de praktijk? 

Als een sollicitatie binnenkomt in een ATS, wordt deze automatisch gescand op zoekwoorden en criteria die relevant zijn voor de desbetreffende functie. Als de sollicitatie aan deze criteria voldoet, wordt deze doorgestuurd naar de volgende fase van het sollicitatieproces, zoals een gesprek met een recruiter.

3. Dit zijn de voordelen van een ATS

Een ATS geeft overzicht

In het systeem staan alle kandidaten en vacatures overzichtelijk op een rijtje. Je hebt je hele recruitmentadministratie op orde. Nooit meer zoeken naar cv’s in de mail. Bovendien zijn de meeste ATS-systemen AVG-proof.

Koppeling met je (werkenbij)site

Je kunt een koppeling maken met je (werkenbij)site waardoor je vanuit je ATS vacatures naar je website schiet en andersom: kandidaten die direct na hun sollicitatie in je ATS staan. Kortom: alles is op één plek georganiseerd.

Tijdsbesparing

Een groot voordeel van een ATS is dan ook dat het systeem, na implementatie, veel tijd uit handen neemt van de recruiter. Gegevens up-to-date houden, ordenen en verwerken kost veel minder tijd. Zowel e-mailverkeer als het beheer van data verloopt geautomatiseerd. Hierdoor kun je meer tijd besteden aan andere dingen die belangrijk zijn in het proces, zoals het onderhouden van een goed contact met de kandidaten.

Een optimale kandidaatbeleving

Door de verbeterde stroomlijning krijgt de kandidaat op zijn of haar beurt een betere ervaring met de organisatie. Zo worden er minder fouten gemaakt of late reacties gegeven. Een kandidaat weet daardoor beter en sneller waar hij of zij aan toe is en dat zal gewaardeerd worden.

Verbetering van de interne samenwerking

Omdat alles in een systeem zit, is er intern veel meer overzicht en duidelijkheid in het sollicitatieproces. Ook door het gebruik van workflows. Je kan per vacature zien wat de status is en wie waarmee bezig is en welke afspraken er gepland zijn. Daardoor kan de samenwerking met collega’s stukken efficiënter verlopen.

Het verzamelen van data

Een ander groot voordeel is dat je met hulp van je ATS data bij kan houden. Bijvoorbeeld van het aantal sollicitanten, de behaalde resultaten en de belangrijkste social mediakanalen. Op deze manier kun je de kwaliteit en het recruitmentproces meten en steeds verder optimaliseren. Daarnaast is het mogelijk om gegevens te verzamelen en verschillende lijsten te maken in de database. Daarmee kan een recruiter talentpools opbouwen en bijhouden.

Promotiemogelijkheden

Er zijn ook ATS systemen waarmee je vacatures automatisch kunt uitzetten op verschillende jobboards en eenvoudig een vacature kunt delen via social media. Ook dat bespaart enorm veel tijd.

4. Zo koppel je een ATS met jouw website

De manier waarop vacatures worden geïntegreerd, verschilt per systeem. Sommige systemen kunnen vacatures koppelen via een iframe, terwijl andere specifieke API-koppelingen of zelfs WordPress-plugins hebben ontwikkeld.

Elke integratiemethode heeft zijn eigen voor- en nadelen. Als je volledige controle wilt, is het aan te raden om de koppeling via een API tot stand te brengen. Dit is een stuk programmatuur dat is opgezet door het Applicant Tracking System (ATS), waardoor de webbouwer de vacatures in een gewenst format op de eigen website kan plaatsen. Deze integratie vereist programmeerwerk, maar biedt maximale flexibiliteit.

Hier zijn de drie verschillende manieren om vacatures op een eigen website te plaatsen:

1. Iframes: Integratie via HTML-code in een iframe op je site. Eenvoudig, maar beperkte opties en mogelijke problemen bij mobiel gebruik.
2. Plugins: Gebruik van ATS-specifieke WordPress-plugins. Eenvoudige installatie en configuratie met shortcodes, maar styling kan nodig zijn.
3. API-koppeling: Meest technische en dynamische optie. Directe communicatie tussen werkenbij-site en ATS, biedt maximale flexibiliteit. Arbeidsintensiever en duurder, vaak maatwerk. Vereist overleg over gewenste functionaliteiten en kosten.

Welke optie het beste is, hangt af van jouw behoeften. Overleg met alle betrokken partijen om de gewenste functionaliteiten en bijbehorende kosten te bespreken voordat je een keuze maakt.

Wil je advies over of hulp met je recruitmentmarketing? Social Brothers helpt je verder! Neem contact met ons op via de module onderaan deze pagina of ga naar onze contactpagina.