Ein ATS-System: Was ist das und wie funktioniert es?

ATS steht für APlikant TAbstich SSystem. Personalvermittlungsorganisationen nutzen diese Art von Software, um den gesamten Rekrutierungsprozess online und offline zu verwalten und zu verfolgen.

Ein solches Programm ist zu einem wesentlichen Bestandteil des Rekrutierungsprozesses geworden. Doch was genau beinhaltet ein ATS-System und wie funktioniert es tatsächlich in der Praxis? In diesem Blog beantworten wir all diese Fragen und noch mehr. 

Inhalt (English)

1. Was ist ein ATS (und was kann man damit machen)?
2. Wie funktioniert ein ATS in der Praxis?
3. Das sind die Vorteile eines ATS. 
4. So verbinden Sie ein ATS mit Ihrer Website. 

1. Was ist ein ATS?

Das Applicant Tracking System, abgekürzt ATS, ist ein (Online-)Softwareprogramm, das von Personalvermittlungsorganisationen verwendet wird, um den gesamten Personalbeschaffungsprozess von Anfang bis Ende zu verfolgen. Dies trägt dazu bei, den Prozess sowohl für den Personalvermittler als auch für den Kandidaten effizienter zu gestalten.

Warum sollten Sie ein ATS für einen effizienteren Rekrutierungsprozess nutzen? Nun, mit diesem System können Sie:

• Erstellen und veröffentlichen Sie neue Stellenangebote
• Suchen und wählen Sie potenzielle Kandidaten aus
• Laden Sie Kandidaten zu einem Vorstellungsgespräch ein
• Ablehnung weniger geeigneter Kandidaten
• Behalten Sie den Überblick durch Kommunikation von einer zentralen Stelle aus
• Erstellen Sie Berichte und Übersichten

Durch die Durchführung und teilweise Automatisierung dieser Aufgaben mithilfe eines ATS sparen Sie viel Zeit, verpassen keinen einzigen Kandidaten und können Ihren Rekrutierungsprozess noch effizienter gestalten.

2. Wie funktioniert ein ATS in der Praxis? 

Wenn eine Bewerbung in einem ATS eintrifft, wird sie automatisch nach Schlüsselwörtern und Kriterien durchsucht, die für die betreffende Stelle relevant sind. Wenn die Bewerbung diese Kriterien erfüllt, wird sie in die nächste Phase des Bewerbungsprozesses weitergeleitet, beispielsweise zu einem Vorstellungsgespräch mit einem Personalvermittler.

3. Das sind die Vorteile eines ATS

Ein ATS verschafft einen Überblick

Das System listet alle Kandidaten und offenen Stellen übersichtlich auf. Sie haben Ihre gesamte Personalverwaltung in Ordnung. Kein Suchen mehr nach Lebensläufen in der E-Mail. Darüber hinaus sind die meisten ATS-Systeme DSGVO-sicher.

Verlinken Sie mit Ihrer (Arbeits-)Site

Sie können eine Verknüpfung mit Ihrer (Arbeits-)Website erstellen, sodass Sie Stellenangebote von Ihrem ATS an Ihre Website senden können und umgekehrt: Kandidaten, die unmittelbar nach ihrer Bewerbung in Ihrem ATS erscheinen. Kurz gesagt: Alles ist an einem Ort organisiert.

Zeitersparnis

Ein großer Vorteil eines ATS besteht darin, dass das System nach der Implementierung dem Personalvermittler viel Zeit abnimmt. Die Aktualität, Organisation und Verarbeitung der Daten nimmt viel weniger Zeit in Anspruch. Sowohl der E-Mail-Verkehr als auch die Datenverwaltung erfolgen automatisiert. Dadurch haben Sie mehr Zeit für andere Dinge, die im Prozess wichtig sind, wie zum Beispiel den guten Kontakt zu den Kandidaten.

Eine optimale Candidate Experience

Die verbesserte Rationalisierung verschafft dem Kandidaten wiederum eine bessere Erfahrung mit der Organisation. Dadurch werden weniger Fehler gemacht oder verspätete Antworten gegeben. Ein Kandidat wird dadurch besser und schneller wissen, wo er oder sie steht, und das wird geschätzt.

Verbesserung der internen Zusammenarbeit

Da sich alles in einem System befindet, gibt es viel mehr interne Übersicht und Klarheit im Bewerbungsprozess. Auch durch den Einsatz von Workflows. Sie können den Status jeder offenen Stelle sehen, wer woran arbeitet und welche Termine geplant sind. Dadurch wird die Zusammenarbeit mit Kollegen deutlich effizienter.

Daten sammeln

Ein weiterer großer Vorteil besteht darin, dass Sie mit Hilfe Ihres ATS den Überblick über die Daten behalten. Zum Beispiel die Anzahl der Bewerber, die erzielten Ergebnisse und die wichtigsten Social-Media-Kanäle. So können Sie die Qualität und den Rekrutierungsprozess messen und weiter optimieren. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, Daten zu sammeln und unterschiedliche Listen in der Datenbank zu erstellen. Dies ermöglicht es einem Personalvermittler, Talentpools aufzubauen und zu pflegen.

Werbemöglichkeiten

Es gibt auch ATS-Systeme, die es Ihnen ermöglichen, offene Stellen automatisch auf verschiedenen Jobbörsen zu veröffentlichen und eine freie Stelle einfach über soziale Medien zu teilen. Das spart auch viel Zeit.

4. So verbinden Sie ein ATS mit Ihrer Website

Die Art und Weise, wie offene Stellen integriert werden, variiert je nach System. Einige Systeme können Stellenangebote über einen Iframe verlinken, andere haben spezielle API-Links oder sogar WordPress-Plugins entwickelt.

Jede Integrationsmethode hat ihre eigenen Vor- und Nachteile. Wenn Sie die volle Kontrolle wünschen, empfiehlt es sich, die Verbindung über eine API herzustellen. Hierbei handelt es sich um eine Software, die vom Applicant Tracking System (ATS) eingerichtet wurde und es dem Webentwickler ermöglicht, offene Stellen in einem gewünschten Format auf seiner eigenen Website zu veröffentlichen. Diese Integration erfordert Programmierung, bietet aber maximale Flexibilität.

Hier sind die drei verschiedenen Möglichkeiten, Stellenangebote auf Ihrer eigenen Website zu veröffentlichen:

1. Iframes: Integration per HTML-Code in einen Iframe auf Ihrer Seite. Einfache, aber begrenzte Optionen und mögliche Probleme bei der mobilen Nutzung.
2. Plugins: Verwendung von ATS-spezifischen WordPress-Plugins. Einfache Installation und Konfiguration mit Shortcodes, möglicherweise ist jedoch ein Styling erforderlich.
3. API-Link: Technischste und dynamischste Option. Die direkte Kommunikation zwischen den Mitarbeitern vor Ort und ATS bietet maximale Flexibilität. Arbeitsintensiver und teurer, oft Sonderanfertigungen. Erfordert Beratung über gewünschte Funktionalitäten und Kosten.

Welche Option die beste ist, hängt von Ihren Bedürfnissen ab. Konsultieren Sie alle Beteiligten, um die gewünschten Funktionalitäten und die damit verbundenen Kosten zu besprechen, bevor Sie eine Wahl treffen.

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